Gestão de documentos em tempos de crise

Estamos enfrentando uma das maiores crises políticas e econômicas da nossa história. Nesse momento, segundo as estatísticas, temos cerca de 14 milhões de pessoas desempregadas, além de um grande fenômeno de desinvestimento das empresas em todo o território nacional, seguido por uma extrema desconfiança de todos os investidores. Esse cenário caótico está longe de acabar. Você caro leitor, deve estar se perguntado, mas o que isso tem a ver com Gestão de Documentos, ECM, GED etc? No decorrer deste artigo farei um link entre as coisas.

Na verdade, toda vez que enfrentamos um cenário como o descrito acima, nos deparamos com a necessidade iminente de corte de custos nas empresas. Normalmente a primeira coisa que os acionistas e gestores pensam é: temos que cortar na carne. Otimizar os custos é a palavra-chave nesses momentos. É aí que um modelo maduro de Gestão de Documentos pode ajudar, ou pelo menos fazer a sua parte na árdua tarefa de otimização e corte de custos. Em toda crise sempre aparecem oportunidades. Existem diversas iniciativas relacionadas à Gestão de Documentos que podem ajudar, entretanto citarei apenas as que eu considero mais importantes: otimização de tempo para recuperação de informações e otimização de custos com armazenamento de documentos.

Em primeiro lugar vamos falar sobre um problema clássico: o tempo gasto por colaboradores de uma empresa para buscar informações pertinentes às suas atividades do dia a dia. Segundo o AIIM - Association for Information and Image Management, estima-se que 85% dos dados corporativos não são estruturados, ou seja, não estão organizados em sistemas, de forma que possam ser acessados facilmente pelos colaboradores. Se esses dados não estão estruturados em sistemas, então onde estão? A resposta é simples, estão espalhados no conteúdo de documentos, que por sua vez estão normalmente dispostos em arquivos na rede, desktops, intranets, papel, diversos outros locais ...isso sem falar que hoje usamos nossos emails como repositório de documentos. Não preciso falar o quão complicado é encontrar o que precisamos quando o assunto é documento. É muito comum perdermos parte significativa do nosso tempo na busca de informações. Otimizar o tempo na busca de informações com certeza traria muito mais produtividade para a empresa, além de trazer diversos benefícios tangíveis e intangíveis. A Gestão de Documentos ajuda muito nesse sentido, pois se for eficiente, permitirá de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos.

Um outro problema clássico das empresas está relacionado ao acúmulo desnecessário de documentos. Pequenas e grandes empresas sofrem com esse fenômeno todos os dias. O volume de informações que processamos diariamente é um dos grandes motivadores para isso. Falta de políticas de expurgo também ajuda nesse acúmulo.

Falando de documentos em papel, é muito comum encontrarmos depósitos, armários, gavetas abarrotadas de documentos. Muitas vezes esses documentos nunca passaram por um processo de avaliação para determinar se os mesmos deveriam ser guardados ou descartados. Lógico que não podemos sair descartando documentos sempre que tivermos problemas de espaço, mas com certeza uma avaliação seguindo uma tabela de temporalidade ajudaria muito. O acúmulo de documentos em papel está acompanhado de diversos problemas, tais como local inadequado para armazenamento, organização muitas vezes feita por pessoal não qualificado e exposição da documentação a risco de perda, desgaste natural, alagamentos etc. Isso sem falar no custo do espaço físico para armazenamento, seja na própria empresa ou em alguma prestadora de guarda externa. Usar um espaço físico valioso para guardar documentos, que muitas vezes nem precisam ser guardados é, com certeza, uma grande fonte de desperdício de recursos financeiros. É comum as empresas manterem seus registros para sempre, com receio de precisar no futuro. A Gestão de Documentos pode ajudar, estabelecendo políticas de guarda, garantindo que apenas os documentos necessários sejam guardados.

O cenário piora quando falamos de documentos eletrônicos e digitais. Os equipamentos de armazenamentos de arquivos se tornaram cada vez mais populares e baratos nos últimos anos, nos dando a sensação de que podemos guardar tudo para sempre. Não deixa de ser verdade, mas guardar tudo para sempre traz sérias consequências. Quem já não entrou em uma pasta de rede e viu centenas de milhares de arquivos e se perguntou, como vou achar o que preciso? ou … Qual a última versão do documento XPTO? Isso sem falar nos problemas de performance dos sistemas de informação que possuem grande volume de arquivos, problemas de confiabilidade da informação etc … A verdade é que estamos sempre rodeados de diversos repositórios de arquivos, tornando nossa vida muitas vezes fácil, mas quando se trata de empresas, esse cenário normalmente se transforma em caos.

Os parágrafos anteriores serviram para contextualizar os problemas. Os cenários acima são muito comuns em empresas de todos os portes. Tecnologias foram e serão lançadas, mas será impossível conter o avanço desses problemas sem um modelo de Gestão de Documentos.

Um modelo de Gestão de Documentos, de forma resumida, se caracteriza como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos durante todo o seu ciclo de vida, incidindo sobre o momento da produção até a destinação - eliminação ou guarda permanente, assegurando a preservação daqueles considerados de valor secundário.

O objetivo geral da Gestão de Documentos é acompanhar o ciclo vital dos documentos de forma a mantê-los organizados e prontamente acessíveis, promovendo a melhoria contínua dos processos de trabalho, reduzindo a massa documental acumulada, otimizando tempo de acesso, espaço e recursos (humanos, financeiros, materiais etc.) e contribuindo para a modernização da gestão institucional.

Acredito piamente que a Gestão de Documentos pode ajudar as empresas em momentos de crise, aliás, pode ajudar sempre as empresas. Otimizar e reduzir custos deve fazer parte da cultura da empresa.

Raphael Azevedo
Formado em Ciências da Computação, possui MBA em Gestão e Governança de TI. Profissional com 20 anos de experiência no mercado de TI, sempre focado nas práticas de ECM e BPM. Também é palestrante e professor.
Colaborador do Centro de Referência Brasil desde 2015.

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