A importância da gestão dos documentos fiscais

Como sabemos, os documentos fiscais são matéria prima para muitos processos vitais de uma empresa e podem ser classificados basicamente entre emitidos e recebidos. Esses documentos foram impactados fortemente pelo SPED – Sistema público de Escrituração Digital e por outras iniciativas de padronização. Ainda que muito melhorados, os documentos fiscais continuam a demandar uma gestão eficiente para que não se tornem um problema para as empresas.

Como os documentos fiscais emitidos são quase sempre gerados pelos sistemas corporativos da companhia, a sua gestão é menos difícil, ainda que requeira algum cuidado, especialmente no que tange ao acervo fiscal de guarda compulsória. Um descuido nesse acervo ou dificuldade em recuperá-lo, pode causar transtornos e prejuízos à empresa.

O que dizer então dos documentos fiscais recebidos, que são gerados por terceiros? Receber, interpretar, validar e depois armazenar corretamente uma gama diversa desses documentos requer processos competentes apoiados por tecnologias igualmente competentes e especializadas.

Antes de prosseguirmos, vamos exemplificar os documentos fiscais objeto deste artigo e classificá-los quanto à estrutura fiscal. Assim temos:

Documentos Fiscais Estruturados:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
- Conhecimento Fiscal Eletrônico (CT-e)

Documentos Fiscais Desestruturados:
- Nota Fiscal de Serviços (NFS)
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
- Canhoto assinado do DANFE
- Canhoto assinado do DACTE
- Outros

Os documentos fiscais estruturados são assim classificados por serem amparados por regulamentação nacional (SPED). Assim sendo, têm a mesma estrutura (XML) independentemente da unidade da federação em que foram emitidos. Por serem estruturados, permitem que sejam validados e baixados por processos automatizados, o que os tornam documentos fiscais mais simples de gerir, portanto de custo menor.

Via de regra os sistemas corporativos que emitem os documentos fiscais estruturados também são capazes de recebê-los e validá-los, ainda que auxiliados. Contudo, uma vez dentro do ambiente computacional da companhia, precisam ser armazenados com competência durante todo o prazo prescricional e recuperados com rapidez e exatidão, quando requeridos por auditorias e fiscalizações

Os documentos fiscais desestruturados são assim classificados por obedecerem a regras municipais, como as NFS e as NFS-e, ou por terem sofrido intervenção humana, como os comprovantes de entrega que são os canhotos assinados do DANFE e do DACTE. Por essas características os desestruturados são documentos fiscais de recebimento e tratamento complexos e onerosos.

Disponíveis em diversos formatos (PDF, XML, link, HTML, formulário impresso, manuscrito etc.), de milhares de origens diferentes, os documentos fiscais desestruturados demandam soluções especialistas para geri-los corretamente. Existem no mercado empresas que se especializaram na gestão de documentos fiscais desestruturados, com cases de sucesso que merecem ser avaliados. Essas empresas podem auxiliar as corporações que decidirem implementar melhorias em sua Gestão de documentos fiscais.

Considerando a enorme carga tributária e a complexidade das obrigações acessórias que sobrecarregam as empresas brasileiras, é muito importante que a Gestão dos documentos fiscais, em especial dos entrantes, seja feita com competência. Vista normalmente como um encargo apenas, a gestão competente dos documentos fiscais pode significar também melhoria nos processos junto aos fornecedores, redução de custos, além de aumentar substancialmente a segurança fiscal, mitigando ou até eliminando riscos fiscais potenciais.

Concluindo, a espinhosa tarefa de receber, tratar e gerir os documentos fiscais, em particular os desestruturados recebidos, requer atenção e cuidado por parte das empresas. Não obstante as iniciativas para tentar uma parte desses documentos, uma solução ainda parece distante. A boa notícia é que existem soluções interessantes no mercado, inclusive na nuvem, que podem ser de grande valia.

Raphael Azevedo
Formado em Ciências da Computação, possui MBA em Gestão e Governança de TI. Profissional com 20 anos de experiência no mercado de TI, sempre focado nas práticas de ECM e BPM. Também é palestrante e educador.
Colaborador do Centro de Referência Brasil desde 2015.
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