Legislação ECM / GED
Legislação relacionada a ECM (enterprise content management) / GED (gestão eletrônica de documentos) MINISTERIO DA FAZENDA RESOLUÇÃO Nº 4.474, DE 31 DE MARÇO DE 2016 Dispõe sobre a digitalização e a gestão de documentos digitalizados relativos às operações e às transações realizadas pelas instituições financeiras e pelas demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, bem como sobre o procedimento de descarte das matrizes físicas dos documentos digitalizados e armazenados eletronicamente. O Banco Central do Brasil, na forma do art. 9º da Lei nº 4.595, de 31 de dezembro de 1964, torna público que o Conselho Monetário Nacional, em sessão realizada em 31 de março de 2016, com base nos arts. 4º, inciso VIII, da referida Lei, e 23 da Lei nº 12.865, de 9 de outubro de 2013, R E S O L V E U : Art. 1º Esta Resolução estabelece procedimentos para a produção e a gestão de documentos digitalizados relativos às operações e às transações realizadas pelas instituições financeiras e pelas demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, bem como para o descarte das matrizes físicas dos documentos digitalizados e armazenados eletronicamente. Parágrafo único. Para os efeitos desta Resolução, considera-se: I - documento origem: matriz física do documento, relativo à transação ou à operação realizada pela instituição, empregado para gerar, mediante processo de digitalização, o documento digitalizado; II - digitalização: processo tecnológico que permite obter a fiel e íntegra imagem digital de um documento origem; III - documento digitalizado: imagem digital do documento origem, resultante do processo de digitalização; e IV - descarte: eliminação definitiva do documento origem, após sua digitalização. Art. 2º As instituições referidas no art. 1º devem, na digitalização de documento origem, registrar se o documento submetido à digitalização é documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples. Art. 3º Deve ser produzida cópia de segurança dos documentos digitalizados. Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos e na manutenção de documentos digitalizados devem assegurar: I - integridade, autenticidade, confidencialidade e possibilidade de rastreamento do documento digitalizado; II - proteção do documento digitalizado contra o acesso, o uso, a alteração, a reprodução e a destruição não autorizados; III - rastreamento e auditoria dos procedimentos empregados; IV - padrão de qualidade da imagem do documento digitalizado que garanta a sua legibilidade e uso; e V - indexação que possibilite a localização, o gerenciamento e a preservação do documento digitalizado, bem como posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado. Art. 5º Os documentos digitalizados e as cópias de segurança dos documentos digitalizados devem ser armazenados em local seguro, que permita o rápido acesso para fins de consulta e restauração. § 1º Os documentos digitalizados devem ser devidamente ordenados, classificados e catalogados. § 2º Os mecanismos de controle de integridade das mídias e de evolução tecnológica de hardware e de software implementados devem assegurar a utilização do documento digitalizado. § 3º Os documentos digitalizados e as cópias de segurança dos documentos digitalizados devem ser armazenados no País. Art. 6º A produção, o armazenamento, a manutenção e a restauração das cópias de segurança dos documentos digitalizados devem ser realizados com base em procedimentos e requisitos que assegurem a proteção e a retenção das informações, com a manutenção de registros completos e exatos dessas cópias. § 1º Os procedimentos e os requisitos adotados no armazenamento da cópia de segurança devem assegurar a manutenção da segurança física e lógica necessária à sua proteção e salvaguarda. § 2º A cópia de segurança deve ser armazenada em local físico distinto do local onde está armazenado o documento digitalizado, de modo a assegurar que eventual indisponibilidade do documento digitalizado não comprometa o pleno acesso à cópia de segurança e vice-versa. § 3º As mídias e os componentes eletrônicos onde estão gravados os dados referentes às cópias de segurança devem ser regularmente testados. § 4º As tecnologias, os recursos e os mecanismos de proteção aplicados na utilização, transporte e armazenamento das mídias que contêm as cópias de segurança devem atender aos princípios de confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação, de acordo com seu nível de criticidade. § 5º Os procedimentos de restauração e de teste das cópias de segurança devem ser documentados. § 6º O processo operacional relacionado à produção, ao armazenamento e à manutenção das cópias de segurança deve possibilitar o monitoramento da execução das cópias e a detecção de falhas de cópias de segurança programadas. Art. 7º As responsabilidades e os critérios para concessão, manutenção, revisão e revogação das autorizações de acesso aos sistemas, às informações relativas aos documentos digitalizados e às cópias de segurança devem ser definidos de modo a garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos sistemas e às informações. § 1º Os acessos devem ser rastreáveis por meio dos registros de trilha de auditoria. § 2º A concessão de autorização de acesso deve seguir fluxo e alçada de controle da instituição e deve gerar registro para a trilha de auditoria. § 3º As autorizações de acesso devem ser revistas periodicamente. Art. 8º Os ambientes onde são armazenadas as mídias ou a infraestrutura que contêm as cópias de segurança devem possuir controles de acesso físico e lógico que restrinjam o acesso não autorizado e que permitam o rastreamento, bem como a identificação dos motivos dos acessos. Art. 9º Para assegurar a autenticidade e a integridade do documento digitalizado, deve ser utilizado padrão de assinaturas digitais legalmente aceito, que permita a conferência das assinaturas digitais durante todo o período de validade do documento. Art. 10. As instituições referidas no art. 1º podem descartar o documento origem após a sua digitalização. § 1º O descarte de que trata o caput deve ser compatível com as disposições da legislação específica aplicável aos direitos e às obrigações consignados no documento origem. § 2º Previamente ao descarte de que trata o caput, as instituições mencionadas no art. 1º devem averiguar se a eliminação do documento origem poderá, direta ou indiretamente, impedir, prejudicar, dificultar ou mitigar, por qualquer forma, a tutela judicial ou extrajudicial dos direitos e dos interesses que decorram, direta ou indiretamente, do documento origem, inclusive no que diz respeito à produção de provas. § 3º O descarte de documentos origem protegidos por legislação ou regulamentação específica, tais como documentos oficiais ou públicos, documentos com valor de guarda permanente e documentos de valor histórico, deve observar as disposições dos respectivos atos normativos. § 4º É vedado o descarte de documentos origem que apresentem danos materiais que prejudiquem sua legibilidade. § 5º O cheque, após sua digitalização, somente pode ser descartado sessenta dias após liquidado. Art. 11. Os procedimentos utilizados na digitalização, na guarda de documentos digitalizados e de cópias de segurança e no descarte de documentos devem ser submetidos a testes periódicos pela auditoria interna e serem consistentes com os controles internos da instituição. Art. 12. Os procedimentos e as tecnologias utilizadas na digitalização de documentos, que envolvem a produção, o armazenamento, a manutenção e o acesso aos documentos digitalizados e às cópias de segurança dos documentos digitalizados, bem como o procedimento de descarte de documentos origem, devem ser descritos em manual específico da instituição. Art. 13. As instituições mencionadas no art. 1º podem contratar terceiros para a prestação dos serviços de digitalização de documentos no País. § 1º A instituição contratante dos serviços de que trata o caput é responsável pela integridade, pela confiabilidade, pela segurança e pelo sigilo em relação à digitalização de documentos realizada por terceiros, bem como pelo cumprimento da legislação e da regulamentação relativa ao procedimento de digitalização e de descarte de documentos origem. § 2º Na hipótese de contratação de terceiros para prestação de serviços de digitalização de documentos, é vedado o armazenamento das cópias de segurança pelo contratado. § 3º Os contratos referentes à prestação dos serviços de digitalização de documentos de que trata o caput devem prever: I - observância, pelo prestador de serviços contratado, aos procedimentos e às tecnologias utilizadas na digitalização de documentos descritos no manual específico da instituição contratante, de que trata o art. 12; II - acesso irrestrito da instituição contratante aos processos, aos documentos e às informações relativas à digitalização visando ao cumprimento do disposto no art. 11; e III - permissão de acesso do Banco Central do Brasil aos contratos firmados, à documentação e às informações referentes aos serviços prestados, bem como às dependências do contratado. Art. 14. A documentação e os registros relativos aos mecanismos de controle, procedimentos, testes e trilhas de auditoria devem ser mantidos à disposição do Banco Central do Brasil pelo prazo mínimo de cinco anos. Art. 15. O Banco Central do Brasil poderá estabelecer requisitos técnicos e procedimentos operacionais a serem observados no processo de digitalização e de descarte de documentos de que trata esta Resolução. Art. 16. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. Anthero de Moraes Meirelles Transcrição disponibilizada pelo portal ECM GED ( https://ged.net.br ). Referências: ECM ( enterprise content management ) - GED ( gerenciamento eletrônico de documentos ou gestão eletrônica de documentos ) - gestão documental. |
