ECM x GED - Existe diferença?

Qual a diferença entre ECM e GED? Esta é uma pergunta constantemente formulada na seção 'Pergunte aqui' deste portal.

Ocorre que é absolutamente impossível oferecer uma resposta precisa a esta indagação.

Primeiro é preciso entender que ECM e GED não são siglas estabelecidas por entidades oficiais para designar algum tipo de produto ou serviço. Ambas as siglas, assim como tantas outras no mercado de TI, foram criadas e são difundidas principalmente pelas empresas que desenvolvem soluções nesta área (individualmente ou em associações). E cada uma se apresenta como quer, pois não existem regras que, na prática, diferenciem GED de ECM.

Teorias existem diversas:

- ECM é a evolução do GED.
- GED é direcionado apenas à gestão de documentos, enquanto ECM engloba ferramentas de workflow / BPM.
- ECM é o GED que se utiliza das potencialidades da Web.
- GED é voltado à gestão de documentos de departamentos, enquanto ECM trata a empresa como um todo.
- GED é responsável somente pelo registro, armazenamento e gerenciamento dos documentos e ECM propicia a interpretação dos dados.
- GED gerencia apenas os documentos da empresa e ECM faz a gestão de todo tipo de informação.
- GED se limita a gerenciar informações. Já ECM produz conhecimento.

Estas teorias estão erradas? Se vistas sob a ótica das empresas que se apresentam como fornecedoras de soluções ECM, não. Mas se olhadas sob a ótica de fornecedores GED, sim. Isto porque o setor que desenvolve produtos e serviços denominados GED utiliza-se dos mesmos conceitos e ferramentas que as empresas que se apresentam como fornecedoras de soluções ECM.

Um exemplo que demonstra o quanto esta “discussão” é imprecisa e infrutífera vem da internet. No início, as empresas desenvolviam “páginas”. Depois passaram a utilizar o termo “website” ou “site”. E, na sequência, foi criado o “portal”, como sendo um “site” mais abrangente e completo. O fato é que, como não há regras, atualmente existem muitos “portais” totalmente inexpressivos e outros tantos “sites” absolutamente completos.

Resumindo: se você procura uma solução para gerenciar as informações não estruturadas de sua empresa, preocupe-se com a “qualidade” do fornecedor que irá escolher, independente da forma pela qual ele se apresente.

Nota: a sigla ECM - Enterprise Content Management (gerenciamento de conteúdo corporativo) - foi criada em 2000 pela AIIM (Association for Information and Image Management), organização sediada nos Estados Unidos.

Ao longo dos anos, o termo ECM foi reinterpretado em diversos momentos, sendo atualmente definido como:

••>> Enterprise Content Management (ECM) é uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados a processos organizacionais, durante todo seu ciclo de vida.

No entanto, cabe ressaltar que desde 2016 a própria AIIM não utiliza mais o termo ECM, tendo sugerido sua substituição por IIM - Intelligent Information Management (Gestão Inteligente da Informação), visto a alegada necessidade de definir o mercado de Gestão de Informações de forma mais abrangente, em virtude da evolução das tecnologias relacionadas. E na mesma época o Gartner Group (outra importante organização americana do setor) apresentou o termo Content Services (Serviços de Conteúdo) para definir a indústria da Gestão da Informação.

Terminologia no Brasil

Apesar de ter sido criado na década de 80, ainda hoje o termo (sigla) GED é o mais usado no Brasil.

Excetuando-se profissionais e empresas do setor (que mesclam a utilização de GED e ECM), as demais organizações parecem ter consolidado o termo GED, porém alterando a expressão original “gerenciamento eletrônico de documentos” para “gestão eletrônica de documentos”.

Essa prevalência é percebida inclusive na forma como as pessoas realizam pesquisas nos mecanismos de buscas no Brasil. No caso do Google, por exemplo, a busca por “GED”, “Gestão Eletrônica de Documentos” e “Gerenciamento Eletrônico de Documentos” é entre 4 e 16 vezes superior à procura por “ECM” e “Enterprise Content Management” (ver detalhes no tópico mudança de nome da seção ‘Portal ECM GED – sobre’).

E no que se refere à terminologia que teoricamente irá substituir ECM / enterprise content management ("Intelligent Information Management" / "IIM" ou "Content Services" / "CS"), sua utilização é praticamente inexistente no Brasil.

Seção relacionada: O que é GED?

Portal ECM GED distribuindo conhecimento - Algumas empresas beneficiadas