Relacionamos aqui perguntas constantemente formuladas à administração do portal ECM GED e organizações orientadoras ou colaboradoras do Centro de Referência Brasil (núcleo Gestão Empresarial, projeto ECM / GED).

••>> Pretendo implantar soluções GED em algumas áreas da minha empresa. O que devo levar em consideração na hora de decidir quais documentos devo digitalizar?

Vários aspectos devem ser levados em consideração. Destacamos aqui alguns deles.

1 - Volume de pesquisa de tais documentos.
2 - Distribuição geográfica das pessoas que irão realizar pesquisa desses documentos.
3 - Ganhos que podem ser alcançados pela agilidade na consulta dos documentos (produtividade, qualidade no atendimento ao cliente etc.).
3 - Riscos no caso de perda desses documentos.
4 - Espaço físico que a armazenagem dos documentos demanda.
5 - Custos de cópias.
6 - Tempo despendido pelos profissionais da empresa para localizar e recuperar os documentos.
7 - Possibilidade de descarte dos documentos físicos após a digitalização (possível em alguns casos).

••>> Qual o melhor software GED atualmente existente no mercado?

É impossível respondermos adequadamente a esta pergunta. Primeiro porque a expressão “software GED” é um tanto imprecisa. GED é um conjunto de tecnologias que permite a gestão eficiente de documentos de uma organização. Se a sua intenção é apenas digitalizar pequena quantidade de documentos, com um sistema simples de indexação e pesquisa, você até pode encontrar um software de “prateleira” que atenda a esta necessidade. Mas se sua expectativa é um pouco mais abrangente, o ideal é pensar em uma solução GED, pois assim poderá se beneficiar de diversas tecnologias para tornar sua empresa mais produtiva e eficiente (além de reduzir custos). Evite o erro que muitas empresas cometem: digitalizam grande quantidade de documentos e depois descobrem que a arquitetura do processo não atinge às expectativas originais.

••>> Existe alguma legislação geral que trate de temas relacionados a GED, explicitando quais documentos podem ser descartados após a digitalização?

Não. Existem diversas leis que tratam isoladamente a possibilidade de descarte de documentos fiscais / contábeis e relacionados à área de recursos humanos. Algumas leis possuem abrangência nacional e outras estadual ou municipal. Existem também diferenças com relação ao processo que deve preceder o descarte, que pode ser com ou sem certificação digital, pode envolver microfilmagem e/ou digitalização, entre outras especificidades. O ideal é que você busque uma empresa especializada em soluções GED, pois ela poderá assessorá-lo.

••>> É possível estimar a redução de espaço físico destinado à armazenagem de documentos após a adoção de uma solução GED?

Depende muito do tipo de documento que será objeto de gestão eletrônica. No caso de documentos fiscais / trabalhistas a redução de espaço pode chegar a algo próximo de 40%. Já no caso de documentos relacionados à operação da organização esse percentual cresce consideravelmente, podendo atingir até 90% (em alguns segmentos é possível chegar a 100%).

••>> Qual a diferença entre GED e digitalização?

O GED é um processo como um todo, que trata os documentos originalmente eletrônicos e aqueles transformados em forma eletrônica. E para este último caso é que se utiliza a digitalização, que realiza a transformação a partir de documentos dos mais variados meios físicos, tais como papel, microficha, filmes, áudio etc. A digitalização é, portanto, uma das etapas de um processo de GED.
Essa confusão de terminologia é muito comum e ocorre porque muitas empresas de digitalização se apresentam como empresas de GED, o que contribui para confundir aqueles que não estão familiarizados com esse tipo de tecnologia.

••>> Tendo em vista que o processo de digitalização de documentos é muito menos oneroso que o de microfilmagem, porque algumas empresas ainda utilizam microfilmagem?

Isto ocorre principalmente nos casos em que a legislação ainda não permite o descarte de documentos após a digitalização.

••>> GED quer dizer gerenciamento eletrônico de documentos ou gestão eletrônica de documentos?

Na verdade, trata-se de expressões diferentes para o mesmo conteúdo. Originalmente a sigla GED significava "gerenciamento eletrônico de documentos", mas atualmente o termo "gestão eletrônica de documentos" vem sendo muito utilizado.

••>> O correto é escrever "a GED" ou "o GED"?

Na prática, tanto faz. Como respondido anteriormente, atualmente a sigla GED vem sendo utilizada tanto para definir “Gerenciamento Eletrônico de Documentos” quanto “Gestão Eletrônica de Documentos”. Além disto, a sigla GED vem sendo utilizada em diversas expressões (algumas das quais tecnicamente imprecisas), tais como:
- software GED
- aplicação GED
- solução GED
- sistema GED
- programa GED
- projeto GED
- aplicativo GED

••>> Existe diferença entre GED e ECM (Enterprise Content Management)?

Este é um tema extremamente controverso. Sugerimos que leia a seção ECM x GED.

••>> Qual a lei que determina que órgãos públicos (federais, estaduais e municipais) devem disponibilizar documentos para consulta sempre que solicitados?

É a Lei de Acesso à Informação, nº12.527 (18/11/2011), regulamentada pelo decreto 7.724 (16/05/2012).

••>> Quais equipamentos eu preciso comprar para digitalizar os documentos da minha empresa?

Com relação a equipamentos, basta adquirir um ou mais escaners. O modelo de escaner a ser adquirido vai depender da quantidade de documentos que você pretende escanear. Existem modelos simples que custam em torno de R$ 300,00 e outros para uso profissional, que podem custar até alguns milhares de reais. Sugerimos que você procure uma empresa especializada em GED de sua confiança. Caso não conheça nenhuma, veja a seção ECM / GED - cadastro de empresas.

••>> O que é captura distribuída e centralizada?

A captura centralizada necessita que os documentos sejam enviados para os locais onde o trabalho é realizado. Já a captura distribuída possibilita que o trabalho seja efetivado nas “pontas”, onde o documento é criado. Como exemplo, citamos os correspondentes bancários, que podem fechar operações de empréstimo na residência do cliente.

••>> O que é tabela de temporalidade?

Tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de guarda de um documento e sua destinação após este prazo. Normalmente a tabela de temporalidade leva em consideração a legislação (exemplo: áreas contábil, fiscal e financeira) e políticas próprias de cada empresa.

••>> Todo escaner tem OCR?

Não. E mesmo os que são acompanhados de software de OCR, por vezes possuem poucos recursos. Se você terá muita utilização de OCR o ideal é adquirir um software específico.

••>> Software de OCR também reconhece textos manuscritos? Tem o mesmo índice de acerto?

A tecnologia que permite o reconhecimento de textos manuscritos é ICR (Intelligent Character Recognition) e o índice de acerto é seguramente menor do que o obtido por OCR.

••>> Para que serve OMR?

Destina-se a detectar presença (ou ausência) de marcas em áreas definidas de um documento. Costuma ser usado para processar questionários, testes padronizados etc.

••>> No âmbito de GED, o que é "controle de versão"?

São os procedimentos que permitem identificar o(s) autor(es) e a sequência de diferentes versões de um documento.

••>> O que é Check In-Check Out?

Procedimento que garante que apenas uma pessoa possa realizar alterações em um documento em determinado momento.